Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales

Dando cumplimiento al derecho consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que le garantiza a todas las personas conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos, desarrollado mediante Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, y sus decretos reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014 y 1081 de 2015 del Sector de la Presidencia de la República, y considerando las sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011, LA FUNDACIÓN INTERNACIONAL MARÍA LUISA DE MORENO (en adelante LA FUNDACIÓN o FIMLM indistintamente) adopta la presente política para el tratamiento de la Información de datos personales. Esta política será comunicada a todos los titulares de los datos recolectados, así como a aquellos que se obtengan en el futuro en el marco de las actividades contempladas en su objeto social.

En cumplimiento de ese contexto normativo vigente en el país, la Política de Tratamiento de la Información -PTI-, de La Fundación contiene los siguientes aspectos:

1. Nombre, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento

LA FUNDACIÓN es una entidad sin ánimo de lucro, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 23 de abril de 2000, bajo el número 00032505 del libro I de las Personas Jurídicas Sin Ánimo de Lucro, provista con NIT. 830.073.822-1. LA FUNDACIÓN tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., y su sede principal se encuentra ubicada en la Carrera 51 No. 130 – 29, Barrio Prado Veraniego.

2. Definiciones

Para el desarrollo de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Administrador de las bases de datos: área encargada que tiene a su cargo y recibe tratamiento a una o más bases de datos que tienen información personal.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del Titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. Este aviso se dispondrá únicamente en los casos en que no se pueda poner a disposición de manera directa la Política de Tratamiento de Información -PTI-.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. Finalidad general del tratamiento de datos

El tratamiento de datos personales por parte de LA FUNDACIÓN tiene como finalidad general el ejercicio y desarrollo de su objeto social, tal como está establecido en sus estatutos. Esta finalidad se aplica a todos los ámbitos en los que la organización lleva a cabo sus actividades.

4. Finalidades específicas del tratamiento de datos

De conformidad con lo estipulado por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, la cual establece que "los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito [...] Cualquier utilización diversa, deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular", LA FUNDACIÓN establece las siguientes finalidades específicas para el tratamiento de datos personales:

1. Efectuar el análisis y la caracterización de los beneficiarios de las actividades de LA FUNDACIÓN con fines estadísticos.
2. Realizar acciones y actividades orientadas a la búsqueda y consecución de los propósitos que tiene LA FUNDACIÓN, en desarrollo de su objeto social.
3. Contactar al titular de los datos a través de medios telefónicos, mensajería instantánea, SMS o correo electrónico, con el fin de proporcionar información relevante sobre programas, actividades y eventos, confirmar asistencia, o comunicar cualquier cambio relacionado con la relación que mantiene con LA FUNDACIÓN, incluyendo pero sin limitarse a donantes, beneficiarios, proveedores u otros terceros.
4. Actualización de la base de datos para incorporar nuevos titulares que han autorizado previamente el tratamiento de sus datos.
5. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
6. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de las actividades, programas y servicios ofrecidos por la FIMLM.
7. Usar los datos del titular para la elaboración de informes internos, cumplimiento de auditorías y mantener un registro histórico para consultas y reportes.
8. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual (o el desarrollo del objeto social de La Fundación).
9. Cumplir con las disposiciones legales y regulatorias que obligan a LA FUNDACIÓN a reportar y conservar información de proveedores o contratistas, así como realizar procesos de evaluación, selección y auditoría de estos para asegurar la calidad y continuidad de los servicios y productos que suministran a la organización.
10. Tratar los datos personales del titular para fines estadísticos, de capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, encuestas, atención y tramitación, atendiendo a aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
11. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por LA FUNDACIÓN con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo (en caso de empleados de la organización).
12. Proteger los datos personales de los donantes, usarlos y conservarlos durante la gestión de la donación y durante el tiempo previsto por LA FUNDACIÓN para las bases de datos.
13. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
14. Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales dentro o fuera del país, a cualquier empresa o tercero con los cuales LA FUNDACIÓN tenga acuerdos o convenios suscritos.
15. Transferir datos personales fuera del país a terceros autorizados por LA FUNDACIÓN para cumplir con las regulaciones anti lavado de activos que deba cumplir y aplicar.
16. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales la FIMLM haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
17. Suministrar la información a terceros (encargados) con los cuales la FIMLM tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
18. Hacer uso gratuito de la imagen y voz del titular para la creación y difusión de material publicitario institucional de LA FUNDACIÓN, en cualquier medio y a nivel mundial, con todos los derechos necesarios para su modificación y distribución.
19. Utilizar globalmente las imágenes, videos y cualquier material audiovisual del titular. La autorización para su explotación es concedida por diez (10) años y se prorrogará automática e indefinidamente por términos iguales o sucesivos, salvo manifestación en contrario por escrito del titular.

5. Instrumentos de tratamiento de los datos personales

Los datos personales serán tratados mediante mecanismos manuales o tecnológicos. Para cada tratamiento y finalidad, podrán diseñarse, por parte del Encargado del Tratamiento, formatos o instrumentos de captura, manuales o digitales, a los cuales se les aplicará la presente política.

6. Derechos que le asisten a los titulares de datos personales

En desarrollo del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos de los Titulares de Datos Personales cuyo tratamiento esté a cargo de LA FUNDACIÓN son los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a LA FUNDACIÓN o Encargados del Tratamiento de datos, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, utilizando los canales, instrumentos, medios y/o recursos suministrados por LA FUNDACIÓN, como página web, dirección electrónica, telefónica y dirección de correspondencia, entre otros.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito de conformidad con la ley (información requerida por autoridad pública o judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, fines históricos, estadísticos o científicos, o datos del Registro Civil).
3. Ser informado por LA FUNDACIÓN o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud del titular, respecto del uso que se ha dado a los datos.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista obligación legal o contractual de conservar el dato.
5. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante La Fundación.
7. Las demás previstas en la ley sobre protección de datos.

Los derechos de los Titulares se ejercerán por las siguientes personas: (a) por el Titular, acreditando su identidad; (b) por sus causahabientes, acreditando tal calidad; (c) por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación; (d) por estipulación a favor de otro o para otro; (e) los derechos de niños, niñas o adolescentes se ejercerán por quienes estén facultados para representarlos.

Parágrafo: los menores de dieciocho años o incapaces no deberán ingresar, ni registrarse o utilizar los servicios que presta la página web de LA FUNDACIÓN, sin el previo consentimiento de sus padres, tutores o curadores, según sea el caso.

7. Autorización del Titular

Cuando sea necesario el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior: manifestación escrita, oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. LA FUNDACIÓN podrá emplear mecanismos automatizados, digitales, de video, de audio o cualquier otro disponible.

La autorización escrita que solicite La Fundación a los titulares deberá contener:

1. Razón social e identificación del Responsable del tratamiento.
2. Información de las finalidades del tratamiento y un mecanismo que permita al titular seleccionar por separado si acepta o no cada tratamiento particular.
3. Información sobre el carácter facultativo de las preguntas sobre datos sensibles y la finalidad específica de su recolección.
4. Los derechos que le asisten al titular en virtud de la autorización otorgada.
5. Información de los canales y/o medios dispuestos para la atención de consultas y reclamos.
6. Información del mecanismo para dar a conocer la política de tratamiento de datos.
7. Un espacio en el que el titular firme el documento con su número de identificación, como forma de aceptación.

8. Excepciones de autorización para el tratamiento de datos personales

LA FUNDACIÓN no requerirá la autorización para el tratamiento de datos personales en los siguientes casos: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (2) datos de naturaleza pública; (3) casos de urgencia médica o sanitaria; (4) tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Parágrafo: quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

9. Datos sensibles

LA FUNDACIÓN podrá hacer uso y tratamiento de datos sensibles en los siguientes eventos: (1) cuando el titular haya dado su autorización explícita; (2) cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular física o jurídicamente incapacitado, con autorización de sus representantes legales; (3) cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas de una fundación, ONG, asociación u organismo sin ánimo de lucro de finalidad política, filosófica, religiosa o sindical, referido exclusivamente a sus miembros o personas con contacto regular por razón de su finalidad —en estos casos los datos no se podrán suministrar a terceros sin autorización del titular—; (4) cuando el Tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; (5) cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Parágrafo: sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de datos sensibles requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

10. Datos de niños, niñas y adolescentes

De acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, los datos personales de niños, niñas y adolescentes son una categoría especial y, por lo tanto, está prohibido su Tratamiento, excepto aquellos de naturaleza pública, y cuando dicho Tratamiento: (1) responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; (2) asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

11. Deberes de LA FUNDACIÓN como responsable del tratamiento de datos personales

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, y el acceso a los datos personales, sin costo alguno.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Parágrafo: LA FUNDACIÓN deberá acatar y cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad que ejerce vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

12. Garantías del derecho de acceso

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, LA FUNDACIÓN pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad o personalidad de su representante, sin costo alguno, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos, sin límite alguno y con la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

13. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales

LA FUNDACIÓN podrá encargarse, directamente o mediante terceros, del tratamiento de datos personales. Según sea el caso, cumplirá o exigirá el cumplimiento de los deberes de los encargados del tratamiento, previstos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones concordantes y complementarias.

14. Periodo de vigencia de las bases de datos personales

Los datos personales de los titulares permanecerán registrados en las bases de datos de LA FUNDACIÓN hasta por un término de diez (10) años, prorrogable automática e indefinidamente por términos iguales o sucesivos, salvo manifestación expresa en contrario y por escrito del titular, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. Los datos personales podrán ser conservados por lapsos superiores, en atención a exigencias legales como gestión documental, elementos materiales probatorios, o por razones históricas o estadísticas, entre otros; y por un lapso inferior, cuando la finalidad de su tratamiento haya sido cumplida.

15. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos

15.1. Consultas

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en LA FUNDACIÓN. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta, LA FUNDACIÓN garantiza: habilitar medios de comunicación electrónica u otros pertinentes; establecer formularios, sistemas y métodos simplificados informados en el aviso de privacidad; utilizar los servicios de atención o de reclamaciones en operación. La solicitud se radicará ante el Área de Privacidad de LA FUNDACIÓN, indicando por lo menos nombre completo del titular, número de identificación, y lugar o dirección física o electrónica para la respuesta. Recibida la solicitud, se enviará copia de la autorización dentro de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo; cuando no sea posible atenderla en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, sin superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las consultas podrán formularse al correo [email protected].

15.2. Reclamos

De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de esta normativa, podrán presentar un reclamo ante LA FUNDACIÓN, mediante solicitud dirigida al correo electrónico [email protected], con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se catalogará como "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo (prorrogable hasta ocho (8) días hábiles adicionales si es necesario, informando los motivos de la demora).

15.3. Petición de actualización y/o rectificación

LA FUNDACIÓN rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que resulte incompleta o inexacta. El titular deberá allegar la solicitud al correo [email protected] o en medio físico a la dirección de domicilio señalada en esta política, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportando la documentación que sustente su petición.

15.4. Petición de supresión de datos

El titular tiene derecho a solicitar a LA FUNDACIÓN la supresión total o parcial de sus datos cuando: (a) no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones de la normatividad vigente; (b) hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados; (c) se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de dicha finalidad.

Parágrafo primero: el derecho a solicitar la eliminación no es absoluto; LA FUNDACIÓN podrá negarlo cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular o cumplir una obligación legalmente adquirida.

Parágrafo segundo: cuando las solicitudes sean formuladas por persona distinta del Titular sin acreditar representación, se tendrán por no presentadas.

Parágrafo tercero: antes de formular una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el Titular deberá agotar primero el trámite de consulta o reclamo descrito en esta política.

16. Registro Nacional de Base de Datos

En virtud de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

Parágrafo: LA FUNDACIÓN se reserva, en los eventos contemplados en la ley, sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos como confidencial, de acuerdo con las normas vigentes.

17. Seguridad de la información y medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA FUNDACIÓN adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Parágrafo: LA FUNDACIÓN no se hará responsable por fallas en las medidas de seguridad cuando dicho incumplimiento se deba a circunstancias fuera de su control, caso fortuito o fuerza mayor.

18. Utilización y transferencia internacional de datos personales por parte de LA FUNDACIÓN

En cumplimiento de su objeto social, LA FUNDACIÓN podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de datos personales, siempre que se cumplan los requerimientos legales aplicables, así:

1. LA FUNDACIÓN tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido de que la información recibida solo podrá usarse para asuntos directamente relacionados con LA FUNDACIÓN, mientras dure la relación, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
2. Las transmisiones internacionales que efectúe LA FUNDACIÓN no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
3. LA FUNDACIÓN también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas y terceros participantes en procedimientos legales, cuando sea necesario o apropiado para cumplir con las leyes vigentes, procesos jurídicos, solicitudes de autoridades públicas, hacer cumplir sus términos y condiciones, proteger sus operaciones, derechos, privacidad, seguridad o propiedad (propios o de terceros), u obtener las indemnizaciones aplicables.

19. Responsable y encargado del tratamiento de datos personales

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de LA FUNDACIÓN, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, deberán dirigirse a:

20. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Información de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición y deja sin efecto la política emitida con fecha anterior a este acto.